الفصل الثامن عشر
إذا نجح الإنسان في تنظيم يومه نجح في تنظيم حياته، وكثيراً من الناس يواجهون أعباء الحياة يومياً بدون تنظيم ولا تخطيط لأعمالهم فيرهقون أنفسهم، ولا يبلغون أهدافهم، ومحاولة في مساعدتك ومساعدة نفسي في تنظيم أوقاتنا اليومية، هلم بنا إلى الأفكار التالية، والتي أرجو أن تتحول إلى برنامج وعمل:
1- أعد قائمة بأعمالك اليومية في مساء اليوم الذي قبله أو في صباح اليوم نفسه واحتفظ بهذه القائمة في جيبك وكلما أنجزت عملاً فأشر عليه بالقلم.
2- أوجز عبارات الأعمال في الورقة بما يذكر بها فقط.
3- قدر لكل عمل وقتاً كافياً وحدد بدايته ونهايته.
4- قسم الأعمال تقسيماً جغرافياً بمعنى أن كل مجموعة أعمال في مكان واحد أو في أماكن متقاربة تنجز متتالية حفظاً للوقت.
5- فلتكن قائمة الأعمال اليومية مرنة بحيث يُمكن الحذف منها والإضافة إليها إذا استدعى الأمر ذلك.
6- أترك وقتاً في برنامجك للطوارئ التي لا تتوقعها؛ مثل ضيف يزورك بدون موعد، أو طفل يصاب بمرض طارئ أو سيارتك تتعطل في الطريق وأمثال ذلك.
7- بادر لاستغلال بعض هوامش الأعمال الطويلة لإنجاز أعمال قصيرة مثلاً عند الانتظار في عيادة الطبيب، أقرأ في كتاب أو أكتب رسالة أو اتصل إذا وجد هاتف لإنجاز بعض الأمور وهكذا.
8- عندما يكون وضع البرنامج اليومي اختيارياً، نوَّع أعمالك لئلا تصاب بالملل؛ فاجعل جزءاً منها شخصياً، وآخر عائلياً، وثالثاً خارج البيت .. إلخ.
9- فلنجعل الجزء الأكبر من البرنامج اليومي للمشاريع الكبيرة؛ كتطوير ذاتنا وثقافتنا والتفكير الهاديء لمشاريعنا المستقبلية وأمثال ذلك.
10- حبذا لو صممنا استمارة مناسبة لكتابة برنامجنا اليومي عليها، ثم نصور منها نسخاً، ثم نضعها في ملف لدينا، ونجعل لكل يوم من أيام السنة الواحدة.
مهارات تفعيل وتنظيم الوقت
تقييم الذات
بداية سنقوم بتقويم قدراتنا الحالية على تنظيم الوقت، ولا شك أن هذا التقييم سيعطينا مؤشرات إيجابية أو سلبية في تعاملنا مع الوقت.
تحديد العوامل المضيعة للوقت
قد نصاب بخيبة أمل إذا علمنا أن أغلب أعمالنا تندرج تحت طائلة مضيعات الوقت، والتي عادة ما تكون نتائجها سيئة، وفي أحسن الأحوال يكون المردود فيها ضعيفاً، ومن هذه المضيعات للوقت:
01 إضاعة الأشياء: كم من الوقت نستغرقه في البحث عن الأشياء التي ربما وضعناها أو حفظناها بشكل خاطئ، أو ربما نضطر للقيام بالعمل مرتين لأن الأول بكل بساطة ضاع؟.
02 الاجتماعات: يمضي الكثير من الوقت المهدر في الاجتماعات التي لا أهداف لها أو التي تبدأ أو تنتهي في غير وقتها، أو التي تدار بشكل سيء.
03 الهاتف: يسرق الهاتف منا وقتاً ثميناً، ويستغرق الشخص وقتا طويلاً في مكالمات هاتفية طويلة عن الحد المقدر لها.
04 المقاطعات: تشكل المقاطعات جزءاً مهماً من هدر الوقت حيث تساهم هذه المقاطعات في هدر الوقت ورداءة الأداء.
05 التأجيل: تقنية سلبية لتأخير العمل والسبب هو هدر الوقت.
06 الأوراق التي لا قيمة لها: لا شك أن تراكم الأوراق سببا من أسباب هدر الوقت، وفي ذلك اهتمام بأمور ثانوية والتغافل عن الأمور الأساسية.
07 الأزمات: تواجهنا الأزمات تلو الأزمات مما يؤدي إلى هدر في جوانب عديدة ومن أهمها الوقت، وذلك لسوء إدارة الأزمات.
08 التكليف المعكوس: قد يسمح البعض بالتكليف المعكوس من الآخرين، فيقوم بعض الأشخاص بالأعمال -الموكل القيام بها أساساً- لمن هم أقل منهم رتبة أو منـزلة، مما يساهم في هدر أوقاتنا.
09 الكماليات: قد نحتاج وقتاً إضافياً للحصول على الكماليات، بينما تكفي أن تحقق 95% بدلاً من هدر الوقت، والكماليات المزعومة.
10. اللهو: لكل أمر ضوابط إذا خرج عنها أصبح سلبياً، وهذا مثله اللهو الذي إذا خرج عن إطاره أصبح هدراً للوقت مؤثراً على الإنتاجية.
تغيير عاداتنا
إن الكثير من عوامل مضيعات الوقت أصبحت جزءاً من حياتنا العملية والسبب أنها أصبحت عادة لنا من حيث لا نشعر، ولكن:
ألم يحن الوقت للتغيير والمحافظة على الوقت؟
لا شك أن رغبتنا في ذلك نصف المشوار للتغيير، بعد ذلك يتطلب التغيير وقتاً وجهداً كبيرين، بعد ذلك تأتي المثابرة والاستمرار على عملية التغيير، وأفضل وقت لبدء التغيير هو الآن!,
عملية التغيير المؤلفة من أربع خطوات:
01 اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.
02 عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.
03 تصور عادة تنظيم الوقت.
04 تنمية عادة توفير الوقت.
الحد من تراكم الأوراق
حملة تخفيف الأوراق: لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير أو... أو....، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.
إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.
التعامل الفعال مع الأوراق: يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.
اختبار الحصبة: هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة (النقاط الحمراء) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين، إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة، ويصبح المكتب غير منظم، ويؤدي ذلك إلى:
إنتاج أقل
ضياع الفرص
بحث جنوني عن المعلومات المفقودة
ساعات عمل طويلة
معنويات منخفضة
أزمات غير متوقعة.
تقنية الرافت RAFT:
وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق؛ وتعني:
01 تحويلها أو إحالتها أو توجيههاRefer it :
أو
02 نعمل عليها والبت فيها : Act on it
أو
03 وضعها في الملف المناسب: File it
أو
04 التخلص منها في سلة المهملات: Throw it a way
نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.
التوثيق الفعَّال: من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.
تنظيف الملفات: وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المكدسة في الملفات التي غالباً ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلاً مع أنها محفوظة في مكان آخر!!، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي :
01 لن نعود إليها أبداً.
02 ما يمكن إيجاده في مكان آخر.
03 ما يقل مردودها.
وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمائة.
إعادة تنظيم الملفات: تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع. إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه أبداً.
يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام، لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائياً. كل ذلك بقرارك أنت!!
يتبع >>>>>>>>>>> التخطيط
تعليقات الأعضاء